Uchwała nr 15 z załącznikiem, Cele w sukces

[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Uchwała Nr 15/2008
Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji
Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju
Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013
z dnia 10 lipca 2008 r.
w sprawie przyjęcia tabeli ostatecznych uwag do Książki Procedur KP-008/v.1/z Monitorowania
i sprawozdawczości dla działań delegowanych do samorządów województw
Zgodnie z Zarządzeniem nr 35 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 13 listopada 2007 r.
w sprawie powołania Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań
Instytucji Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu
Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013,
Zespół do spraw opracowania i modyfikacji procedur wykonywania zadań Instytucji
Zarządzającej delegowanych do samorządów województw w ramach Programu Rozwoju
Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 uchwala, co następuje:
§ 1.
Przyjmuje się tabelę ostatecznych uwag do
Książki Procedur KP-008/v.1/z Monitorowania i
sprawozdawczości dla działań delegowanych do samorządów województw, stanowiącą załącznik
do niniejszej uchwały.
§ 2.
Uchwała wchodzi w życie z dniem przyjęcia.
Przewodniczący
Zespołu do spraw opracowania i modyfikacji
procedur wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej
delegowanych do samorządów województw w ramach
Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2007-2013
Załącznik do uchwały
Nr 15/2008 z dnia 10 lipca 2008 r.
Lp.
Lokalizacja / obecny zapis
Zgłoszone uwagi:
Status
Uwagi do
Książki Procedur KP-008/v.1/z Monitorowania i sprawozdawczości dla działań delegowanych do s
amorządów województw
1.
Numer procedury
Procedura dotycząca monitorowania realizacji programu rozwoju obszarów
wiejskich 2007-2013 dla zadań delegowanych do samorządów województw –
powinno chyba być KP – 006 lub następne (KP – 005 to nieprawidłowości).
Uwaga przyjęta. Numer zostanie nadany w momencie
akceptacji procedur.
2.
4. Schemat blokowy – proces
monitorowania
i konsekwentnie dalsze części procedury
„Samodzielne Stanowisko Pracy ds.
Monitoringu i Sprawozdawczości w UM”
Proponuje się zapis „właściwa komórka organizacyjna/stanowisko w urzędzie
marszałkowskim lub wojewódzkiej samorządowej jednostce organizacyjnej”.
Uwaga przyjęta.
3
Książka Procedur pkt. 5.1.1
Zapis „
Za przygotowanie sprawozdań bieżących (tygodniowych)
z realizacji działań PROW 07-13 jako zadania delegowane do
samorządów województw odpowiedzialny jest Samodzielne Stanowisko
Pracy ds. Monitoringu i Sprawozdawczości
” narzuca strukturę
organizacyjną.
Uwaga przyjęta.
4
5.1 Sprawozdanie bieżące (tygodniowe)
1. Procedura przygotowania sprawozdań
5.2 Sprawozdanie bieżące (miesięczne)
2. Procedura przygotowania sprawozdań
5.3 Sprawozdanie bieżące (kwartalne)
3. Procedura przygotowania sprawozdań
5.4 Sprawozdania okresowe (półroczne)
4. Procedura przygotowania sprawozdań
5.5 Sprawozdania okresowe (roczne)
5. Procedura przygotowania sprawozdań
5.6 Sprawozdania okresowe (końcowe)
6. Procedura przygotowania sprawozdań
Zbędny mechanizm akceptowania / zatwierdzania sprawozdania przez zastępcę
dyrektora / dyrektora komórki – wystarczy, że akceptuje i zatwierdza jeden z
przełożonych – dyrektor / kierownik komórki organizacyjnej lub osoba działająca
w zastępstwie.
Proponujemy zapis z dostosowaniem do poszczególnych części procedury „Za
przygotowanie sprawozdań …………… z realizacji działań PROW 2007-2013
delegowanych do samorządów województw odpowiedzialny jest, upoważniony na
podstawie przypisanego mu zakresu czynności, pracownik jednostki
organizacyjnej UM /wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej,
odpowiedzialnych za wdrażanie PROW 2007-2013.
Do czasu przekazania i uruchomienia właściwej aplikacji podstawę do
sporządzenia sprawozdań stanowią dane gromadzone na bieżąco przez
pracowników w szczególności w Elektronicznym Rejestrze Wniosków
stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
Sprawozdania po zatwierdzeniu przez upoważnionego pracownika są
przekazywane w wersji ………….do Agencji Płatniczej najpóźniej………”
Uwaga przyjęta.
5
5.1 Sprawozdanie bieżące (tygodniowe)
1. Procedura przygotowania sprawozdań
5.2 Sprawozdanie bieżące (miesięczne)
2. Procedura przygotowania sprawozdań
5.3 Sprawozdanie bieżące (kwartalne)
3. Procedura przygotowania sprawozdań
5.4 Sprawozdania okresowe (półroczne)
4. Procedura przygotowania sprawozdań
Do zapisu - „
Do czasu udostępnienia właściwej aplikacji podstawę do
sporządzenia sprawozdań stanowią dane gromadzone na bieżąco przez
pracowników w szczególności w Elektronicznym Rejestrze Wniosków
stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej procedury.”
dodano
„Do czasu udostępnienia właściwej aplikacji podstawę do sporządzenia
sprawozdań stanowią dane
gromadzone w wersji elektronicznej na
Autopoprawka
1
5.5 Sprawozdania okresowe (roczne)
5. Procedura przygotowania sprawozdań
5.6 Sprawozdania okresowe (końcowe)
6. Procedura przygotowania sprawozdań
bieżąco wg stanu na dany dzień,
przez pracowników w szczególności w
Elektronicznym Rejestrze Wniosków stanowiącym Załącznik nr 2 do
niniejszej procedury.”
6
Książka procedur monitorowania i
sprawozdawczości
Wszędzie tam gdzie jest mowa o przekazywaniu sprawozdań bieżących w
postaci elektronicznej należy uzupełnić zapis o adres mailowy:
Uwaga przyjęta.
5.1 Sprawozdanie bieżące (tygodniowe)
1. Procedura przygotowania sprawozdań
5.2 Sprawozdanie bieżące (miesięczne)
2. Procedura przygotowania sprawozdań
5.3 Sprawozdanie bieżące (kwartalne)
3. Procedura przygotowania sprawozdań
5.4 Sprawozdania okresowe (półroczne)
4. Procedura przygotowania sprawozdań
5.5 Sprawozdania okresowe (roczne)
5. Procedura przygotowania sprawozdań
5.6 Sprawozdania okresowe (końcowe)
6. Procedura przygotowania sprawozdań
7
Książka procedur pkt. 5.3 (Sprawozdania
bieżące przekazywane na koniec I i III
kwartału)
Brak informacji, w jakiej formie mają być przekazywane dane dotyczące realizacji
zadań w zakresie informowania i rozpowszechniania informacji o programie,
napotkanych problemach we wdrażaniu programu, w tym związanych z
zapewnieniem zgodności ze wspólnotowymi politykami, i środkach podjętych w
celu ich rozwiązania.
Uwaga przyjęta.
Uzupełniono instrukcję do sprawozdania kwartalnego.
8
Książka procedur – pkt. 8
(Sprawozdawczość beneficjenta)
Pkt. 8.1 przekazany załącznik nr 8 zawiera dokumenty dotyczące działania
„Odnowa i rozwój wsi” Nie dotyczy działania Podstawowe usługi dla gospodarki
i ludności wiejskiej;
Pkt 8.2 przekazany załącznik nr 9 zawiera dokumenty dotyczące działania
„Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej”.
Uwaga przyjęta.
Omyłka w numeracji.
9
Książka procedur monitorowania i
sprawozdawczości
Stosownym wydaje się umieścić w Książce procedur monitorowania…
informację, by dane w tabelach monitorowania na etapie podpisanych
umów oraz projektów zakończonych były zgodne z informacjami
przekazywanymi w ramach sprawozdań bieżących i okresowych
Uwagę przyjęto.
10
Książka procedur monitorowania i
sprawozdawczości
Prosimy o doprecyzowanie, jakie informacje w sprawozdaniach bieżących
winny być ujmowane narastająco a jakie za dany okres sprawozdawczy.
Uwagę przyjęto częściowo tj. poprawkę naniesiono w
punkcie 5.3.
5.1. Sprawozdania bieżące (tygodniowe)
5.2. Sprawozdania bieżące (miesięczne)
5.3. Sprawozdania bieżące (kwartalne)
11
Książka procedur monitorowania i
sprawozdawczości
Dotyczy sprawozdań tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych,
okresowych, rocznych, końcowych – informacje na temat
„Zrealizowanych płatności” oraz „Płatności zrealizowanych dla operacji
zakończonych” będziemy pozyskiwać z Departamentu Księgowości
ARiMR, w związku z powyższym nie ma konieczności, aby te dane były
Uwagę przyjęto.
Informacje na temat „Zrealizowanych płatności”
oraz „Płatności zrealizowanych dla operacji
zakończonych” wypełnia DKS ARiMR.
2
do ARiMR przekazywane przez UM.
12
Książka procedur monitorowania i
sprawozdawczości
Ankieta monitorująca nie jest załącznikiem do umowy, jest ona
przekazywana wraz z nią, zaś sprawozdanie końcowe stanowi załącznik
do wniosku o płatność końcową.
Uwaga przyjęta.
13
Książka procedur monitorowania i
sprawozdawczości
Termin nadesłania ankiety przez beneficjenta, jak i okres za jaki dane są w
niej zbierane uległy zmianie, porównując z wcześniej utworzonymi przez
nas ankietami dla działań 121, 123, 312 PROW 2007-2013 (Zatwierdzone
przez MRiRW pismem znak:ROW/wm/md/823-4358/07 z dnia
8.10.2007r.), czy jest to wersja ostateczna?
Uwaga odrzucona.
Ankiety monitorujące do działań 121, 123 ,312 będą
składane wg. terminów określonych w instrukcji
wypełniania ankiety monitorującej dla ww. działań.
Tabele do sprawozdań tygodniowych
14
Instrukcja wypełnienia zbiorczego
sprawozdania tygodniowego,
sekcja A
W jaki sposób będą wyliczane dostępne środki w ramach działań, czy
MRiRW będzie podawała aktualny kurs euro, czy urzędy same mają
przeliczać dostępne środki po aktualnym kursie NBP, czy podawane będą
limity środków?
Uwaga przyjęta.
Wprowadzono odwołanie do rozporządzenia Ministra
Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 27 lutego 2008 r.
w
sprawie podziału środków Programu Rozwoju
Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 (Dz. U. Nr
34 poz. 199)
.
15
Instrukcja Wypełnienia zbiorczego
sprawozdania tygodniowego
Zapis „środki publiczne ogółem” niejasne wyjaśnienie. Dobrym
rozwiązaniem byłoby przyporządkowanie do wszystkich pól
sprawozdania, które odnoszą się do kwot, odpowiednich pól z wniosków o
przyznanie pomocy lub wniosków o płatność.
Jak należy postępować jeżeli beneficjent złoży wniosek o przyznanie
pomocy (płatność) bez wpisanych kwot. Czy należy aktualizować dane z
kolumny B dot. złożonych wniosków jeżeli po uzupełnieniu zmienią się
kwoty.
W zdaniu
:”Łączna wartość kwoty pomocy (PLN) wykazanej we wniosku o
przyznanie pomocy, obejmująca koszty kwalifikowalne operacji
finansowane ze środków publicznych, wykazane we wniosku o przyznanie
pomocy
” występuje dwa razy to samo stwierdzenie.
Uwaga przyjęta
Dla działania „Odnowa…”
- jako publiczne ogółem wpisać należy wysokość środków
kwalifikowalnych (określonych w wierszu 20.3 (kolumna
3) tabeli 20 wniosku o przyznanie pomocy.
W kolumnie EFRROW podać należy wysokość
wnioskowanej kwoty pomocy (pozycja 20.1 wniosku o
przyznanie pomocy, która powinna odpowiadać pozycji
19.3)
Analogiczne źródła danych należy zastosować do działań
„Podstawowe usługi …”, jako wkład EFRROW traktując
- kwotę pomocy, natomiast jako środki publiczne ogółem
- wysokość kosztów kwalifikowanych.
16
Instrukcja Wypełnienia zbiorczego
sprawozdania tygodniowego,
miesięcznego
Należy określić jakie zdarzenia powodują dopisanie wniosków do
kolejnych kolumn sprawozdania np.(Kolumna B - zarejestrowanie
wniosku w kancelarii, kolumna C – podpisanie przez dyrektora
departamentu części A karty weryfikacji itd.).
Uwaga przyjęta.
Określono w instrukcji wypełniania elektronicznego
rejestru wniosków.
3
17
Instrukcja Wypełnienia zbiorczego
sprawozdania tygodniowego
UWAGI, zapis : „
W przypadku działań PROW 2007-2013, dla których w
całym okresie programowania uruchamianych będzie kilka naborów,
instytucje wdrażające powinny sukcesywnie dodawać kolejne zakładki w
arkuszu, a pełne dane kumulatywne zamieszczać tylko w arkuszu
zbiorczym oraz w podziale na osie
” oznacza konieczność prowadzenia
jednocześnie tylu baz danych ile będzie naborów wniosków dla
wszystkich wdrażanych działań !!!! Jeżeli przez 6 lat dla każdego z
wdrażanych przez urzędy działań przeprowadzony będzie 1 nabór
wniosków w roku, na koniec okresu programowania konieczne będzie
tworzenie 42 oddzielnych zestawień. Poza tym w wielu tabelach liczone
jest procentowe wykorzystanie środków. Proponuję nie dzielić danych ze
względu na nabór wniosków.
Uwaga odrzucona.
Potrzebnych będzie tylko 6 zakładek.
Każda zakładka odnosić się będzie do 1- szego,
2- giego lub kolejnego naboru w danym działaniu bez
względu na fakt, czy kolejne nabory w poszczególnych
działaniach będą pokrywać się co do terminu czy nie.
18
Zbiorcze sprawozdanie
tygodniowe, arkusze dot.
wniosków o płatność
Kolumna 3 „Terminy naboru wniosków” nie dotyczy wniosków o
płatność.
Uwaga odrzucona.
Kolumna nr 3 z informacją o „Terminach naboru
wniosków” – owszem nie dotyczy wniosków o płatność
tylko „wniosków o przyznanie pomocy”, ale jest
pomocna - wprowadza przejrzystość w arkuszach.
19
Zbiorcze sprawozdania tygodniowe Co oznacza Schemat I i Schemat II przy działaniu Podstawowe usługi dla
gospodarki i ludności wiejskiej. Czy ten podział nie powinien znaleźć się
przy działaniu Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z
rozwojem i dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa ?
Uwaga przyjęta.
Naniesiono poprawki w działaniu 125 i 321.
20
Brak łączności pomiędzy tabelami
poszczególnych osi z tabelą
syntetyczną
Proponujemy utworzenie łączy pomiędzy arkuszami w celu uproszczenia
uzupełniania tabel i minimalizowania prawdopodobieństwa wystąpienia pomyłki
(dane z tabel cząstkowych powinny automatycznie być zamieszczane w
syntetycznych).
Uwaga odrzucona.
Nie przewiduje się utworzenia formuł w aplikacji Excel,
gdyż tabele stanowią jedynie o wzorach sprawozdań.
21
Sekcja F
Nie powinna zawierać kolumn 26-28 które są umowami pierwotnymi a nie
czynnymi – niespójność z opisem w instrukcji, bądź też kolumna powinna mieć
inną nazwę ( należy pamiętać o zmianie w instrukcji), proponujemy rozdzielić
sekcję na dwie niezależne (pierwotna , czynna ) co ułatwi identyfikację umów do
sprawozdawczości.
Uwaga przyjęta częściowo tj.
w instrukcji wypełnienia sprawozdania bieżącego
(tygodniowego) doprecyzowano opis kolumn nr 26, 27 i
28
22
Inne oznaczenia kolumn w
stosunku do pozostałych tabel (
stosowanie numeracji kolumn
liczbowe , a nie literowe)
Uwaga przyjęta.
W tabelach do sprawozdania bieżącego (miesięcznego)
zmieniono numerację kolumn na oznaczenie liczbowe
Zmianę dokonano również w instrukcji do
sprawozdania bieżącego (miesięcznego).
Tygodniowe 1....n, miesięczne a......n
23
Niezgodność tabel dla
poszczególnych działań z
instrukcją (podane złe nr kolumn)
Prosimy ujednolicić w celu wyeliminowania błędów i niejasności – różne działania
mają inne nazwy kolumn np tabela dla osi 3 różni się od tabeli dla osi 1 np. w
instrukcji kolumna l podana jest jako liczba różnych beneficjentów, którzy
otrzymali płatność tymczasem w tabeli kolumna taką nazwę ma kolumna n
Uwaga odrzucona ze względu na błędne porównywanie
kolumn ze sprawozdania bieżącego (tygodniowego) z
zapisami instrukcji do sprawozdania bieżącego
(miesięcznego), i odwrotnie.
4
[ Pobierz całość w formacie PDF ]

  • zanotowane.pl
  • doc.pisz.pl
  • pdf.pisz.pl
  • emaginacja.xlx.pl

    •